Van der Wal wil papierloos ondernemen

'Vroeger kon een vrachtbrief weken door het bedrijf zwerven, nu is die digitaal direct oproepbaar'
 Frank Korsmit (l) en Syntens-adviseur Albert Lusseveld

Van der Wal is gespecialiseerd in grote volumes, speciaal transport en groupage naar zowel Oost- als West-Europa. Het Utrechtse bedrijf heeft 150 trekkende eenheden, ruim 200 megatrailers en 1200 wissellaadbakken. De omzet bedraagt 65 miljoen euro per jaar.
De afgelopen maanden zette het bedrijf een proces in gang dat moet leiden tot een papierloze onderneming. Als eerste worden de transportdossiers gedigitaliseerd.

Financieel directeur Korsmit: ‘Zo’n dossier bestaat uit de opdracht van de klant, vrachtbrief en factuur. Met 75.000 dossiers per jaar digitaliseren we straks dus ruim 200.000 velletjes. Maar de grootste besparing zit in mensen. Voorheen was de CMR twee weken onderweg door het bedrijf. Wilde een accountmanager iets weten, dan was dat soms behoorlijk zoeken. Dat hoeft nu niet meer, omdat het hele dossier in het digitale archief staat en makkelijk kan worden opgeroepen.’

Aansluiten op TMS
Via Transport en Logistiek Nederland kwam Korsmit in aanraking met Syntens, een eerstelijns adviesorganisatie die innovatie in het midden- en kleinbedrijf wil stimuleren. De transportsector heeft de warme aandacht van Syntens. ‘In die sector valt nog veel te innoveren’, verklaart Syntens-adviseur Albert Lusseveld. ‘Vooral op het gebied van ICT kunnen transportbedrijven meer voordeel behalen.’

De digitalisering is het tweede grote ICT-project bij Van der Wal in korte tijd. Twee jaar geleden stapte het bedrijf over op een nieuw transport management systeem (TMWSuite). Korsmit: ‘Voor de digitalisering van het transportdossier moest er een workflow management systeem komen, dat er onder meer voor zorgt dat het dossier op het juiste moment bij de juiste medewerker op het scherm verschijnt.’ De investering bedroeg circa 70.000 euro. Korsmit verwacht dit bedrag binnen een jaar terug te verdienen, onder meer door besparing op de administratieve organisatie.

Onmiskenbare trend
Syntens hielp Van der Wal via het project ‘Nederland gaat digitaal’ dat ICT-toepassingen bij ondernemers stimuleerde. Dit programma is inmiddels vervangen door ‘Nederland Digitaal in Verbinding’.
In de volgende fasen wil Van der Wal de inkoopfacturen (17.000 per jaar) digitaal gaan opslaan. ‘Enerzijds willen we onze organisatie efficiënter inrichten’, zegt Korsmit. ‘Maar digitalisering doen we ook voor onze klanten. Die vragen in toenemende mate inzicht in hun eigen dossier.’

Korsmit verwacht dat ook kleinere transportbedrijven moeten digitaliseren. Deze ontwikkeling zal aangejaagd worden door de grote vervoerders. ‘Wij besteden circa 50 procent van ons transport uit. Van der Wal zal op termijn eisen dat facturen, vrachtbrieven, opdrachtbevestigingen etc. digitaal worden aangeleverd. Of de kleinere transporteur er klaar voor is, verschilt nogal. Wij hebben leveranciers om de hoek die er nog ver vanaf zitten, maar krijgen bijvoorbeeld van onze Oekraïense partner de documenten per e-mail aangeleverd.’

Leeg bakje
Lusseveld van Syntens denkt dat (middel)grote transportbedrijven steeds minder papier zullen gebruiken. Informatie moet steeds eerder beschikbaar zijn, stelt hij. ‘Klanten willen sneller beleverd worden. En het aantal leveringen en bewegingen zal toenemen. Snelle inzage in managementinformatie is daarom cruciaal.’ Ook vergroot digitalisering de service aan klanten en leveranciers. ‘Sommige klanten willen in het systeem van de transporteur kunnen inloggen om de status van lopende orders te bekijken. Transportbedrijven die digitaliseren, bouwen juist nu een concurrentievoordeel op.’

Korsmit gelooft niet dat transportbedrijven ooit helemaal zonder papier zullen zijn. Maar de trend is onmiskenbaar. ‘Het moeilijkste aan digitalisering is het loslaten van dat papiertje’, zegt hij. ‘Medewerkers moeten eraan wennen dat zij een dossier niet meer fysiek in handen hebben. Het lekkere gevoel van het wegwerken van een stapel papier in je bakje, dat missen sommigen wel.’